W związku z trwającym etapem przygotowywania, rejestrowania i zawierania umów stypendialnych jako Zespół Projektowy chcielibyśmy przedstawić Państwu troszkę informacji „od zaplecza” dotyczących samego procesu.
Jest Państwa aż 2830 osób więc dokonujemy wszelkich starań, aby możliwie jak najszybciej umowy z Państwem przygotować i podpisać.
Każda z umów jest przygotowywana elektronicznie i sprawdzana 2-osobowo przez Pracowników Biura Projektu. Następnie jest drukowana w 3 egzemplarzach, podpisywana przez Pracowników, Naczelnika Wydziału i Dyrekcję Departamentu. Kolejno jest przekazywana do Departamentu Finansów celem rejestracji.
- Stworzyliśmy więc 2830 umów czyli 8490 szt. egzemplarzy.
- Do każdego egzemplarza podpinany jest załącznik do umowy, który również musieliśmy wydrukować w liczbie 8490 szt.
- Do przygotowania umów użyliśmy aż 16980 zszywek biurowych, 2830 spinaczy i 8490 karteczek samoprzylepnych indeksujących.
- Każdy z pracowników sprawdzających umowę musiał ją podpisać wspólnie z Koleżanką/Kolegą. Razem więc Pracownicy złożyli 5660 podpisów.
- Naczelnik Wydziału i Dyrekcja Departamentu podpisali umowę 2830 przed przekazaniem do Departamentu Finansów.
- Dyrekcja dodatkowo złożyła/składa razem 8490 podpisów przez zawarciem umowy z Państwem.
Pracownicy po przygotowaniu umów przygotowują partie kilkuset możliwych do podpisania w kolejnych dniach. Rozkładają umowy w sposób logiczny np. alfabetycznie. Ponadto wykonują mailing do wszystkich osób zapraszanych celem zawarcia umów na dany dzień, a pracownik obsługujący stronę internetową zamieszcza stosowne komunikaty w Aktualnościach.
W dniach, w których zawierane są umowy jesteśmy dla Państwa dyspozycyjni w godz. 8:00-19:30.
Jak Państwo przyjedziecie, to spotkacie nas Państwo przy stanowiskach do podpisywania umów.
Zespół Projektowy
