Szanowni Państwo, w związku z licznymi zapytaniami dot. projektu, naboru wniosków stypendialnych, obowiązków wynikających z zawartych umów poniżej przedkładamy Państwu najważniejsze pytania i odpowiedzi:
Pytanie 1: Dlaczego w rozwijanej liście konkursów nie ma np. olimpiady czy konkursu, w którym brał udział uczeń?
Odpowiedź: Lista konkursów, turniejów i olimpiad to katalog zamknięty opisany w §2 ust. 1 pkt. 6 Regulaminu przyznawania stypendiów. Zgodnie ze wskazanym zapisem lista zawiera wykaz konkursów, turniejów lub olimpiad na szczeblu co najmniej wojewódzkim z zakresu przedmiotów zawodowych, określonych w komunikacie Ministra Edukacji Narodowej wydanym na podstawie art. 44 zzzw ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2020 r. poz. 1327) lub wykazu międzynarodowych i ogólnopolskich konkursów szkolnictwa artystycznego opracowanego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wraz z Centrum Edukacji Artystycznej, aktualizowanego według potrzeb i publikowanego na stronie internetowej Ministerstwa Kultury.
https://www.gov.pl/web/kultura/wykaz-konkursow-rekomendowanych
https://cea-art.pl/events/Wykaz_Kalendarz.pdf
https://cke.gov.pl/images/_KOMUNIKATY/komunikat-men-2018-2019.pdf
Pytanie 2: Czy dzięki dyplomowi potwierdzającemu udział w konkursie, turnieju czy olimpiadzie uczeń otrzyma dodatkowe punkty?
Odpowiedź: Tak, zgodnie z Regulaminem dodatkowo premiowany jest udział w roku szkolnym 2018/2019 oraz 2019/2020 w konkursach, turniejach lub olimpiadach, wskazanych w Regulaminie, na szczeblu minimum wojewódzkim, potwierdzony skanem stosownego dokumentu.
Pytanie 3: Czy po wysłaniu wniosku do Instytucji poprzez aplikację mogę wysłać maila z prośbą o zmianę danych lub poprawienie pomyłki?
Odpowiedź: Nie. Po przesłaniu wniosku do Instytucji należy zaczekać do zakończenia naboru aż ruszy procedura postępowania zgodna z Regulaminem przyznawania stypendiów, polegająca na ocenie formalnej i merytorycznej wniosku. W przypadku braków lub nieprawidłowości uczeń będzie uprawniony do poprawy wniosku, o czym zostanie poinformowany na skrzynkę mailową z której zakładał konto. Dlatego też przed wysłaniem wniosku bardzo prosimy o sprawdzenie poprawności danych zawartych we wniosku. Jeżeli macie Państwo świadomość, że wysłaliście wniosek zawierający błąd prosimy o niezakładanie nowych kont na inne adresy mailowe i niewysyłanie z nich kolejnych wniosków.
Pytanie 4: Czy wystarczy, że prześlę skan dwóch pierwszych stron świadectwa szkolnego?
Odpowiedź: Nie. Wzór świadectwa szkolnego dla danego rodzaju szkoły jest dokładnie określony w Rozporządzeniu Ministra Edukacji w sprawie świadectw, dyplomów państwowych oraz innych druków szkolnych. Skan musi zawierać wszystkie strony świadectwa, nawet jeżeli oznacza to wysłanie ostatniej pustej strony.
Pytanie 5: Czy uczniowie ostatnich klas, którzy kończą szkołę 30 kwietnia 2021 r. dostaną całe stypendium?
Odpowiedź: Tak, uczniowie otrzymają stypendium za okres 10 miesięcy. Zgodnie z art. 94 Prawa oświatowego rok szkolny trwa od 1 września jednego roku do 31 sierpnia następnego roku.
Pytanie 6: Czy koszty związane z konkursami będą refundowane?
Odpowiedź: Nie. Konkurs nie ma charakteru wydarzenia poszerzającego wiedzę i rozwijającego umiejętności. W katalogu wydatków kwalifikowalnych będącym załącznikiem nr 3 do Regulaminu nie ma kategorii wydatku „konkursy”. Uczeń nie wskaże w IPR udziału w konkursie jako jednego z planu rozwoju.
Pytanie 7: Czy koszty związane m.in. z egzaminami, badaniami będą refundowane?
Odpowiedź: Nie. Egzamin nie ma charakteru wydarzenia poszerzającego wiedzę i rozwijającego umiejętności. W katalogu wydatków kwalifikowalnych będącym załącznikiem nr 3 do Regulaminu nie ma kategorii wydatku „egzaminy”. Kwalifikowalny będzie koszt udziału w kursie, ale za egzamin uczeń musi zapłacić ze swoich środków. Tyczy się to m.in. kursu prawa jazdy. W tym wypadku również badania nie będą kosztem kwalifikowalnym.
Pytanie 8: Czy w przypadku zajęć, o których mowa w pkt 2 i 3 oraz wydarzeniach, o których mowa w pkt 4 załącznika nr 3 do Regulaminu będą refundowane koszty migawki miesięcznej?
Odpowiedź: Nie. Zwrot kosztów dojazdu na zajęcia pozaszkolne może mieć miejsce jeżeli dotyczy konkretnych wydarzeń zgłoszonych wcześniej w IPR. Migawka potrzebna uczniowi na dojazd do szkoły nie jest wydatkiem kwalifikowalnym.
Pytanie 9: Czy w przypadku wydarzeń, o których mowa w pkt 4 załącznika nr 3 do Regulaminu będą refundowane koszty noclegu i wyżywienia?
Odpowiedź: Tak. Koszt noclegu będzie kosztem kwalifikowalnym.
Nie. Koszt wyżywienia nie będzie kosztem kwalifikowalnym.
Pytanie 10: Czy refundujemy dojazd i nocleg rodziców dzieci niepełnoletnich?
Odpowiedź: Nie. Uczeń tworząc IPR wpisuje wydatki planowane na swój rozwój, nie ma tam mowy o opłatach za rodziców.
Pytanie 11: Czy przedmiot “praktyka zawodowa” występujący w technikach, a niewystępujący w szkołach branżowych ma być liczony do średniej?
Odpowiedź: Tak. Jeżeli jest na świadectwie w technikum taki przedmiot, a regulamin przewiduje oceny z przedmiotów zawodowych teoretycznych i praktycznych to oczywiście go liczymy.
Pytanie 12: Czy uczniowie 2 klasy szkoły baletowej czyli 10 lub 11-letni mogą otrzymać stypendium?
Odpowiedź: Tak.
Pytanie 13: Założyłem konto na stronie stypendium.lodzkie.pl ale nie mogę się zalogować. Co mam zrobić?
Odpowiedź: Prosimy sprawdzić, czy na maila podanego przy rejestracji otrzymała/otrzymał Pani/Pan wiadomość z linkiem aktywacyjnym i go Pani/Pan kliknęła/ął. Bez potwierdzenia aktywacji konta, nie ma możliwości zalogowania się na niego ani stworzenia kolejnego konta na tym samym adresie e-mail.
Pytanie 14: Zapomniałem hasła, co zrobić aby odzyskać dostęp do aplikacji?
Odpowiedź: W celu zresetowania hasła, należy skorzystać z linku „Nie pamiętasz hasła?”, po naciśnięciu którego należy podać adres e-mail, na którym utworzono konto, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami przesłanymi w wiadomości mailowej na wskazany adres.
Pytanie 15: Wypełniam wniosek o przyznanie stypendium, ale nie wiem, co mam wpisać w polu Poczta w sekcji dotyczącej szkoły oraz sekcji dotyczącej adresu zamieszkania?
Odpowiedź: We wszystkich sekcjach, w których występuje pole Poczta, należy wskazać nazwę najbliższej miejscowości Państwa zamieszkania, w której znajduje się oddział Poczty Polskiej.
Pytanie 16: Do czego służy PIN dostępny we wniosku o stypendium, który uzupełnia uczeń?
Odpowiedź: PIN należy wraz z numerem wniosku przekazać nauczycielowi, który będzie musiał te dane wpisać w trakcie uzupełniania swojego wniosku. Ten etap dotyczy uczniów, którzy zostaną rekomendowani do stypendium.
Pytanie 17: Czy potwierdzeniem wydatku jest sama faktura?
Odpowiedź: Tak, jeśli z faktury wynika, iż została opłacona (widnieje na niej „zapłacono” i data zapłaty).
Nie, jeśli z faktury nie wynika, iż została opłacona (zamiast „zapłacono” widnieje „do zapłaty”) lub jako forma zapłaty wskazano pobranie – wtedy konieczne jest załączenie potwierdzenia wydatkowania środków w danym dniu- np. potwierdzenie przelewu lub potwierdzenie od kuriera.
Pytanie 18: Otrzymałam na maila wiadomość, że powinnam poprawić wniosek. Po zalogowaniu do aplikacji nie mogę go odnaleźć. Czy powinnam skorzystać z opcji dodaj nowy wniosek?
Odpowiedź: Nie. Wysłany wcześniej wniosek został odesłany do poprawy i po zalogowaniu do aplikacji należy go szukać w Menu po lewej stronie. W Module Beneficjent należy wybrać folder Wnioski do poprawy– tam znajduje się odesłany wniosek. Następnie należy zaznaczyć kwadrat przy wniosku, a dalej wybrać przycisk Edytuj/Pokaż. Otworzy się okno wniosku. Poprawiony/uzupełniony wniosek należy sprawdzić i jeśli nie ma uwag odesłać klikając w prawym górnym rogu przycisk Prześlij Wniosek do Instytucji.
Pytanie 19: Czy adres mailowy podany w czasie rejestracji będzie potrzebny tylko przy zakładaniu konta?
Odpowiedź: Na adres e-mail podany podczas rejestracji (który będzie jednocześnie loginem) automatycznie wysyłane będą wszystkie kluczowe powiadomienia związane z Projektem, przez cały okres jego trwania. Z uwagi na to Realizator zaleca podanie na tym etapie kontaktowego adresu e-mail, do którego wnioskodawca ma nieograniczony dostęp i który na bieżąco będzie śledził.
Pytanie 20: Zamówiono książki 29 czerwca, zapłacono za nie przy odbiorze, 2 lipca. Czemu ten wydatek nie został zatwierdzony, skoro dokonano zakupu przed 30 czerwca?
Odpowiedź: Zgodnie z Regulaminem stypendium powinno być wydatkowane na cele edukacyjne, zgodnie z katalogiem wydatków w terminie do dnia 30 czerwca. Oznacza to, że do 30 czerwca powinno nastąpić wydatkowanie środków stypendialnych (zapłata), a nie samo złożenie zamówienia.
Pytanie 21: Czy zwykły paragon stanowi dowód zakupu w projekcie?
Odpowiedź: Nie, gdyż nie znajdują się na nim dane kupującego i nie można na podstawie samego paragonu potwierdzić, kto dokonał zakupu. Imienny dowód księgowy, który powinien wystawić sprzedawca i na podstawie którego można rozliczyć stypendium to np. faktura imienna (nie pro forma), paragon imienny, rachunek imienny.
Pytanie 22: Interesuje mnie kurs odbywający się poza granicami kraju. Czy mogę go opłacić ze środków stypendialnych?
Odpowiedź: Zgodnie z Regulaminem wydatki w ramach otrzymanego stypendium powinny być ponoszone z zachowaniem zasad celowości, efektywności i gospodarności i nie mogą być przeznaczone na kursy/ konferencje/ seminaria etc. organizowane poza granicami kraju.
Pytanie 23: Czy po rejestracji i wysłaniu wniosku powinienem spodziewać się dodatkowej wiadomości mailowej związanej z projektem?
Odpowiedź: Należy regularnie śledzić skrzynkę mailową (w tym folder SPAM) celem sprawdzenia, czy nie wpłynęła ważna wiadomość z wezwaniem np. do poprawy wniosku lub istotną informacją.
Pytanie 24: Czy w przypadku zakupów z przesyłką kurierską koszty dostawy mogą zostać pokryte ze środków stypendialnych?
Odpowiedź: Nie, podobnie jak inne dodatkowe usługi takie jak np. voucher, konfiguracja, ubezpieczenia, gwarancja, opłaty celne, pakiet IT, reklamówki (i inne opakowania), gdyż nie są to wydatki kwalifikowalne w ramach stypendium.
Pytanie 25: Czy ze środków stypendialnych można pokryć koszty kursu prawa jazdy?
Odpowiedź: Tak, pod warunkiem ujęcia i odpowiedniego umotywowania tego wydatku w IPR. Należy pamiętać, że przesłany przez Nauczyciela IPR może wymagać zmian/ uzupełnień w związku z tym pracownik Biura Projektu odeśle wniosek do nauczyciela z prośbą o zastosowanie się do przesłanych uwag i np. doszczegółowienie wydatku lub jego usunięcie. Dlatego tak ważna jest współpraca z nauczycielem na każdym etapie projektu i śledzenie oraz niezwłoczne reagowanie na zmiany w IPR oraz sprawozdaniu, które podglądać można w sekcji 14 i 15 wniosku. Pozwoli to uniknąć sytuacji w których np. uczeń zakupił sprzęt, który wskazał w pierwotnej wersji IPR, ale na etapie zatwierdzania wniosku został on usunięty ze względu na brak zgodności z Regulaminem, przez co koszt ten nie będzie mógł zostać rozliczony w ramach środków stypendialnych.
Pytanie 26: Na uzyskanej przeze mnie fakturze widnieje błąd w moich danych adresowych/osobowych. Czy należy to gdzieś zgłosić?
Odpowiedź: Tak, o błędzie w adresie zamieszkania, imieniu lub nazwisku, a także o innych błędach, należy niezwłocznie powiadomić sprzedawcę i zażądać wystawienia faktury korygującej. Innym sposobem jest sporządzenie noty korygującej, którą wystawia nabywca, a następnie akceptuje sprzedawca. Bardzo ważne jest sprawdzenie poprawności danych zawartych na fakturze tuż po jej otrzymaniu.